Co zapisujesz w awizacji
Jedna awizacja to jedno auto przy jednej bramie w konkretnym oknie czasowym. Zapisujesz w niej typ operacji (załadunek albo rozładunek), bramę, godzinę przyjazdu, liczbę palet, przewoźnika, odbiorcę lub dostawcę, kierowcę z telefonem, numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, towar z numerami zamówień, magazyniera i uwagi. Jeśli dopiero porządkujesz pojęcia, zacznij od tekstu czym jest awizacja dostaw.
Przewoźnik, odbiorca lub dostawca, liczba palet i brama są wymagane zawsze. Właściciel albo administrator firmy może dołożyć do tego kolejne pola obowiązkowe: kierowcę, telefon, towar, numer zamówienia i numery rejestracyjne. Pusta awizacja bez telefonu do kierowcy niewiele pomaga, gdy auto się spóźnia.
Jak dodać nową awizację?
Najszybciej kliknąć w wolne miejsce w wierszu bramy na harmonogramie. Formularz otwiera się z wpisaną bramą, godziną i typem operacji pasującym do bramy. Drugi sposób to przycisk + Nowy slot na pasku nad planszą.
Godzinę końca wylicza system na podstawie liczby palet według reguł czasu palet. Zmieniasz liczbę palet, a długość okna przelicza się sama. Zapis nie przejdzie, gdy termin nachodzi na inną awizację na tej bramie, wypada poza godzinami pracy bramy albo w dzień wolny, brama nie obsługuje danego typu operacji albo liczba palet nie mieści się w żadnej regule. W każdym z tych przypadków dostajesz komunikat z powodem, np. „Konflikt slotu w wybranym czasie.”, a nic się po cichu nie nadpisuje.
Edycja w oknie awizacji
Kliknięcie w kartę na planszy dnia otwiera okno z danymi awizacji. Poprawiasz tu dane, zmieniasz status (jeśli Twoja rola na to pozwala), dołączasz dokument e-WZ i przeglądasz historię zdarzeń: kto i kiedy zmienił termin, palety czy kierowcę.
Dwie rzeczy są zablokowane celowo. Przewoźnika ani kontrahenta wybranego ze słownika nie podmienisz w istniejącej awizacji. Jeśli przyjedzie inna firma, usuwasz awizację i zakładasz nową, żeby powiadomienia i dostęp w portalu nie trafiły do niewłaściwej firmy. Po zamknięciu awizacji (statusy „Zakończony”, „Opuścił zakład”, „Anulowany”) nie zmienisz już jej danych, tylko status.
Przycisk „Usuń” w oknie zdejmuje awizację z planszy całkowicie. Działa dla awizacji, które da się jeszcze anulować, oraz dla już anulowanych. Dostawy zakończonej albo takiej, przy której auto opuściło zakład, nie usuniesz, bo jest częścią historii przyjęć.
Gdy dwie osoby edytują tę samą awizację naraz, druga przy zapisie dostanie komunikat, że awizacja została już zmieniona przez innego użytkownika, i prośbę o odświeżenie widoku. Nikt nikomu nie nadpisze zmian bez wiedzy.
Jak przenieść awizację na inną godzinę lub bramę?
Na planszy dnia przeciągasz kartę na nową godzinę albo inną bramę tego samego magazynu. Długość okna się nie zmienia. System sprawdza te same warunki co przy zakładaniu: wolne miejsce, godziny pracy bramy, dzień wolny i typ bramy.
Awizacji „Zakończony”, „Opuścił zakład” i „Anulowany” nie przeciągniesz. Zostają w miejscu, w którym je zamknięto, bo na tych godzinach opierają się raporty KPI i rozliczenia przestojów.
Lista awizacji z filtrami i eksportem do CSV
Lista w menu „Awizacje” zbiera dostawy ze wszystkich magazynów w jednej tabeli: data, godziny, brama, typ, przewoźnik, kontrahent, towar, palety i status. Domyślnie pokazuje dziś i kolejne 7 dni. Zakres zawężasz polami „Od” i „Do”, lokalizacją i statusem, a przyciski „Dziś”, „7d” i „30d” ustawiają daty jednym kliknięciem. Na liście widać też awizacje zamknięte i anulowane, więc łatwo sprawdzić, co wczoraj odwołano.
W wierszu zmienisz status: wybierasz go z listy dozwolonych i klikasz „Zmień”. Dane awizacji poprawiasz w oknie na harmonogramie. Przycisk „Eksport CSV” pobiera to, co aktualnie widać po filtrach, razem z kierowcą, telefonem, numerami zamówień, rejestracjami i uwagami. Plik otworzysz w Excelu bez krzaczków w polskich znakach. Więcej o wyciąganiu danych na stronie eksport danych.
Kto może zakładać i zmieniać awizacje
- Właściciel, Administrator firmy i Operator bramy zakładają, edytują, przenoszą i usuwają awizacje oraz zmieniają statusy.
- Planista / Dyspozytor zakłada, edytuje, przenosi i usuwa awizacje, ale statusów nie zmienia. To zostaje dla ludzi przy bramie.
- Audytor tylko przegląda.
- Przewoźnik i dostawca w portalu partnera zakładają i zmieniają wyłącznie własne awizacje, w granicach limitów czasu przed przyjazdem (domyślnie najpóźniej 2 godziny przed startem). Cudze terminy widzą jako „Zajęte”.
Pełny podział uprawnień opisuje strona role użytkowników.
Gdzie co zrobisz
| Czynność | Plansza dnia | Widok tygodnia | Lista awizacji |
|---|---|---|---|
| Nowa awizacja | tak | nie | nie |
| Edycja danych | tak, w oknie awizacji | kliknięcie otwiera dzień z oknem | nie |
| Przeciąganie | tak | nie | nie |
| Zmiana statusu | tak | nie | tak |
| Eksport do CSV | nie | nie | tak |
Najczęstsze pytania
Czy mogę przenieść awizację na inny dzień?
Na planszy przenosisz awizację w obrębie dnia, który masz otwarty: na inną godzinę albo bramę. Gdy dostawa przesuwa się na inny dzień, załóż nową awizację w tym dniu, a starą anuluj. W historii zostanie ślad obu zmian.
Czy przewoźnik może sam zarezerwować okno czasowe?
Tak, jeśli zaprosisz go do portalu partnera. Rezerwuje wtedy wolne okna na bramach, a długość okna zawsze wynika z liczby palet według Twoich reguł. Jak to wygląda od strony kierowcy i spedytora, opisuje artykuł o portalu przewoźnika.
Co się stanie, gdy dwie osoby wybiorą tę samą bramę i godzinę?
Zapisze się ta awizacja, która trafi do systemu pierwsza. Druga osoba dostanie komunikat o konflikcie i wybierze inny termin.
Skąd te zrzuty ekranu
Obrazki pochodzą z działającego systemu AwizoSlot, z firmy demonstracyjnej „Firma testowa AwizoSlot”. Magazyny, bramy, przewoźnicy i kierowcy mają w nazwach „test”, „Test” albo „DEMO”. To nie są dane klienta.
Awizacje, lista z eksportem do CSV i przenoszenie na harmonogramie są w każdym planie: Test, Start, Standard, Sieć i Enterprise.