System awizacji wybiera się przede wszystkim według trzech kryteriów: jak wygląda dostęp dla przewoźników i kontrahentów, na ile elastycznie da się odwzorować własne reguły czasowe oraz co system oferuje w zakresie raportowania i wymiany danych. Listy funkcji u konkurujących dostawców wyglądają podobnie, dlatego rozstrzygające są pytania o szczegóły przebiegu i o warunki handlowe. Poniżej zestaw pytań pogrupowany tak, żeby dało się go użyć wprost na rozmowie z dostawcą.
Dostęp dla przewoźników i kontrahentów
To najczęstsze źródło rozczarowań po wdrożeniu, bo od tego zależy, czy magazyn faktycznie przestanie odbierać telefony w sprawie wolnych godzin.
- Jak partner otrzymuje dostęp — czy magazyn zaprasza, czy partner rejestruje się sam?
- Czy partner widzi wyłącznie własne awizacje, czy cały harmonogram magazynu?
- Czy magazyn może wpisać awizację w imieniu przewoźnika, gdy ustalenie powstało telefonicznie?
- Czy da się rozdzielić rolę przewoźnika i kontrahenta, jeśli termin ustala jedna firma, a jedzie inna?
- Czy istnieje mechanizm weryfikacji tożsamości przy zaproszeniach?
- Czy partner ponosi jakikolwiek koszt dostępu?
W AwizoSlot dostęp zaczyna się od zaproszenia e-mail wysłanego przez magazyn. W zaproszeniu partner widzi dane firmy zapraszającej, a po założeniu konta wyłącznie własne awizacje; cudze sloty w harmonogramie są zamaskowane. Magazyn może też ograniczyć, ile godzin przed terminem partnerowi wolno tworzyć, zmieniać i usuwać rezerwacje (limity portalu). Szerzej o konsekwencjach tego modelu piszemy w tekście o portalu przewoźnika.
Elastyczność siatki okien czasowych
Drugi obszar, w którym systemy różnią się bardziej, niż wynika z materiałów marketingowych. Pytania warte zadania:
- Czy długość okna może zależeć od typu towaru i rodzaju operacji, czy jest jedna dla całego magazynu?
- Czy da się ustawić różną liczbę równoległych okien w różnych godzinach?
- Czy bramy mogą mieć odrębne reguły, jeśli nie są równoważne?
- Jak wygląda przesunięcie awizacji — edycja formularza czy operacja na widoku harmonogramu?
- Czy obok widoku dziennego dostępny jest widok tygodniowy?
- Czy rozładunek i załadunek są rozróżnialne wizualnie?
- Jak szybko odnajdę awizację po numerze zamówienia lub nazwie przewoźnika?
Poproś o pokazanie tych operacji na demonstracji, a nie tylko o potwierdzenie, że są możliwe. Różnica między „da się skonfigurować” a „zajmuje dwa kliknięcia” jest w codziennej pracy odczuwalna.
Powiadomienia i dokumenty wydania
Powiadomienia
Powiadomienia decydują o tym, czy zmiana w harmonogramie dotrze do kierowcy przed wyjazdem, a nie po przyjeździe pod bramę.
- Jakie kanały są dostępne — tylko e-mail, czy również SMS?
- Jakie zdarzenia wywołują powiadomienie: utworzenie awizacji, zmiana statusu, anulowanie?
- Czy treść powiadomień da się dostosować do własnej nomenklatury?
- Czy konfiguracja kanałów jest ustalana osobno dla każdej firmy?
- Czy wiadomości SMS są objęte abonamentem, czy rozliczane odrębnie?
Ostatnie pytanie jest istotne kosztowo i łatwo je pominąć na etapie porównywania ofert. W AwizoSlot SMS-y mieszczą się w abonamencie, ale z miesięcznym i dziennym limitem zależnym od planu (na przykład w Starcie 150 miesięcznie i 20 dziennie), a wysyłkę trzeba włączyć w ustawieniach firmy.
Dokumentacja wydania
Jeśli obieg papierowych dokumentów wydania jest u Ciebie odczuwalnym obciążeniem, sprawdź, czy system obejmuje ten obszar, czy wymaga osobnego narzędzia.
- Czy da się wystawić dokument wydania i potwierdzić go podpisem kierowcy?
- Czy podpis można złożyć na urządzeniu dotykowym, a nie tylko myszą?
- Czy istnieje archiwum dokumentów oraz podgląd w formacie PDF?
- Czy kierowca może podpisać bez konta i aplikacji, i jak system sprawdza, że podpisuje właściwa osoba?
- Czy odbiorca towaru ma własny dostęp do dokumentacji?
W AwizoSlot elektroniczna WZ jest w każdym planie. Kierowca podpisuje na swoim telefonie po wpisaniu 6-cyfrowego kodu z SMS-a, a odbiorca potwierdza dokument w portalu.
Raporty, dane i integracje
Raporty i dostęp do własnych danych
Bez raportów system awizacji jest wspólnym kalendarzem. Pytania kontrolne:
- Czy dostępny jest raport obłożenia bram w rozbiciu na bramę i dzień?
- Czy widać statystyki statusów awizacji?
- Czy da się filtrować dane po zakresie dat?
- Czy istnieje eksport danych i w jakim formacie?
- Co się dzieje z moimi danymi, jeśli zrezygnuję z usługi?
Ostatnie pytanie zadaj wprost i poproś o odpowiedź na piśmie. W AwizoSlot raporty KPI z eksportem CSV są w każdym planie, a przy rezygnacji można wyeksportować całość danych firmy.
Integracje
Nawet jeśli nie planujesz integracji od razu, warto znać możliwości, żeby dzisiejsza decyzja nie zamknęła drogi za rok.
- Czy dostępne jest API i w jakim zakresie?
- Czy są webhooki informujące o zdarzeniach, na przykład o zmianie statusu?
- Czy te mechanizmy zależą od wybranego planu?
- Czy istnieje dokumentacja, którą może przeczytać mój dostawca ERP?
- Jakie limity liczby zapytań obowiązują?
W AwizoSlot API i webhooki są dostępne w planach Standard, Sieć i Enterprise. Nie ma ich w planach Test i Start.
Bezpieczeństwo i zgodność
Ten blok bywa traktowany jako formalność, a zawiera pytania, które przy zakupie w większej organizacji i tak zostaną zadane przez dział prawny lub IT. Lepiej znać odpowiedzi wcześniej.
- Jak rozdzielone są dane różnych klientów systemu?
- Czy dostęp opiera się na rolach i jak szczegółowo można je konfigurować?
- Czy dostępne jest logowanie dwuskładnikowe?
- Czy istnieje dziennik audytu operacji?
- Czy dane wrażliwe są szyfrowane?
- Czy dostawca udostępnia wzór umowy powierzenia przetwarzania danych?
- Jak ustala się okresy przechowywania danych?
AwizoSlot trzyma dane każdej firmy w osobnej bazie, opiera dostęp na rolach (właściciel, administrator, planista, operator bramy, audytor) i prowadzi dziennik audytu. Logowanie dwuskładnikowe każdy użytkownik może włączyć dla swojego konta. Sekrety i kopie zapasowe są szyfrowane, system blokuje zapis numerów PESEL i dokumentów tożsamości, a do umowy dostępny jest wzór powierzenia przetwarzania danych.
Warunki handlowe i uruchomienie
Na koniec blok, który przesądza o porównywalności ofert, bo modele rozliczeń bywają zupełnie różne i łatwo porównać ceny, które dotyczą innych rzeczy.
- Za co dokładnie płacę — za użytkownika, za lokalizację, za liczbę awizacji?
- Czy ceny są podawane brutto czy netto?
- Czy opłata jest naliczana z góry za okres rozliczeniowy?
- Czy otrzymam fakturę VAT?
- Czy dostęp dla przewoźników zwiększa koszt?
- Jak długo trwa okres próbny i czy wymaga podania karty płatniczej?
- Czy uruchomienie wymaga płatnego wsparcia wdrożeniowego?
W AwizoSlot płacisz jeden miesięczny abonament za całą firmę, bez opłat za konta pracowników, przewoźników i kontrahentów. Plan wyznacza m.in. liczbę lokalizacji. Abonament jest naliczany z góry za okres rozliczeniowy, ceny podawane są brutto, a do płatności wystawiana jest faktura VAT — aktualne warunki znajdziesz w cenniku. Okres próbny trwa trzydzieści dni i nie wymaga karty płatniczej, a kreator po rejestracji prowadzi przez lokalizację, bramy, reguły czasu rozładunku i typy towarów, więc podstawową konfigurację można wykonać samodzielnie.
Jak przeprowadzić porównanie
Najbardziej wiarygodny test to odwzorowanie jednego rzeczywistego tygodnia dostaw w każdym z rozważanych systemów. Ujawnia to rzeczy, których nie widać na demonstracji przygotowanej przez dostawcę: czy siatka okien da się ustawić zgodnie z Twoimi regułami, ile kliknięć zajmuje przesunięcie awizacji i czy raporty odpowiadają na pytania, które naprawdę zadajesz na spotkaniu zmianowym.
Zaangażuj w test osobę, która będzie pracować na harmonogramie codziennie, a nie wyłącznie osoby decyzyjne. Opór po wdrożeniu najczęściej bierze się z tego, że narzędzie wybrał ktoś, kto z niego nie korzysta. Kolejność dalszych kroków po podjęciu decyzji opisuje tekst o wdrożeniu systemu awizacji krok po kroku.