Po co zamieniać papierową WZ na elektroniczną
Papierowa WZ ma jedną niewygodną cechę: jest tylko jedna. Kierowca podpisuje na bramie, kartka jedzie z nim albo wraca do biura, ktoś ją skanuje, ktoś odkłada do segregatora. Kiedy po trzech tygodniach kontrahent pyta, kto odebrał towar i o której, odpowiedź wymaga przekopania się przez segregator albo przez skrzynkę pocztową magazyniera.
Elektroniczna WZ w AwizoSlot rozwiązuje to inaczej. Dokument od początku wisi przy awizacji, której dotyczy — tej samej, którą planista wstawił do harmonogramu. Podpisy składa się na ekranie, a system zapisuje przy każdym z nich rolę i dokładny czas. Nikt nic nie przewozi i nikt nie skanuje.
Krok 1. Dokument trafia do awizacji
Magazynier otwiera awizację w harmonogramie dziennym. Pod formularzem awizacji jest sekcja E-WZ — dokument i podpisy. Dopóki nie ma tam pliku, widać tylko przycisk dołączenia i informację o limitach.
Przyjmowany jest plik PDF do 10 MB i maksymalnie 20 stron. Ten limit jest taki sam w każdym planie. Plik większy albo dłuższy zostanie odrzucony z komunikatem, a nie przyjęty po cichu. System sprawdza też, czy plik faktycznie jest PDF-em, a nie czymś, co ma tylko taką nazwę.
Po wgraniu dokument widać od razu w podglądzie, z paginacją, jeśli ma więcej niż jedną stronę. Nie trzeba go nigdzie pobierać, żeby sprawdzić, czy to właściwa WZ.
Krok 2. Magazyn podpisuje i wskazuje miejsce
Podpis nie ląduje w losowym miejscu. Magazynier klika Wskaż miejsce i podpisz, wskazuje punkt na dokumencie — na przykład ramkę „Podpis osoby wydającej” — i dopiero wtedy otwiera się pole do podpisu.
System odrzuca kropkę postawioną przez przypadek — sprawdza, ile faktycznie jest śladu na podpisie i jak duży obszar zajmuje. Dzięki temu „podpis” powstały z jednego kliknięcia nie przejdzie dalej.
Po zatwierdzeniu obieg zmienia status na Podpis magazynu, a przy dokumencie pojawia się podpis z opisem, kto i kiedy go złożył. Od tego momentu pliku nie da się już podmienić — można natomiast zmienić sam podpis magazynu, dopóki kierowca nie podpisał swojego.
Krok 3. Kierowca podpisuje na swoim telefonie
Kierowca nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie dostaje dostępu do systemu. Magazynier klika Wyślij kod SMS do kierowcy — system od razu wysyła na telefon kierowcy SMS z krótkim linkiem i 6-cyfrowym kodem. Numer podpowiada się z awizacji, a jeśli go tam nie ma, magazynier wpisuje go ręcznie. Kierowca otwiera link na własnym telefonie, wpisuje kod i dopiero wtedy widzi dokument — wyłącznie ten jeden.
Kod jest po to, żeby nikt nie podpisał za kierowcę. Bez SMS-a strona podpisu się nie otworzy, nawet jeśli ktoś zna adres linku — kod trafia tylko na telefon kierowcy, a odblokowanie dotyczy tego jednego urządzenia, na którym go wpisano.
Link jest ważny dwie godziny od podpisu magazynu i przestaje działać wcześniej, jeśli magazyn zmieni swój podpis albo obieg zostanie zamknięty. Sam kod z SMS-a jest ważny 15 minut i można go wpisać najwyżej 5 razy — po pięciu błędnych próbach trzeba wysłać nowy. Jeśli SMS nie dotarł, magazynier wysyła kolejny kod przyciskiem Wyślij nowy kod SMS (najwcześniej po minucie); poprzedni kod przestaje wtedy działać. Po wpisaniu kodu kierowca może odświeżyć stronę albo do niej wrócić, jeśli coś mu przerwie.
Po podpisaniu kierowca klika Zapisz i zakończ. Dopiero to zapisuje podpis na stałe — wcześniej może go poprawić, wskazując miejsce jeszcze raz.
Krok 4. Odbiorca potwierdza w portalu
Jeśli obieg ma objąć także kontrahenta, magazyn wysyła dokument do odbiorcy. Odbiorca — w odróżnieniu od kierowcy — loguje się do portalu i widzi listę dokumentów swojej organizacji. Dokumenty innych firm są dla niego niewidoczne; próba wejścia w cudzy dokument kończy się zwykłym „nie znaleziono”, bez podpowiadania, że taki dokument w ogóle istnieje.
Jeżeli w ustawieniach powiadomień włączono taką regułę, w chwili wysłania dokumentu kontrahent dostaje wiadomość e-mail z odnośnikiem. Samo podpisanie przez magazyn nie generuje jeszcze żadnej wiadomości — mail wychodzi dopiero przy wysyłce do odbiorcy.
Gotowy dokument powstaje na serwerze
Od tego zależy, czy dokumentowi można ufać. Przeglądarka nigdy nie odsyła gotowego pliku. System trzyma osobno oryginalny PDF, obrazy podpisów i współrzędne pól, a dokument końcowy składa u siebie — z tych trzech rzeczy.
Efekt wygląda tak: podpisy są wtopione w dokument, a pod każdym z nich widnieje rola oraz data i godzina złożenia.
Archiwum, czyli odpowiedź na pytanie „kto to odebrał”
Wszystkie obiegi trafiają na jedną listę. Można ją filtrować po dacie awizacji, statusie, przewoźniku i kontrahencie albo po prostu wyszukać po nazwie. Z każdego wiersza pobierzesz PDF lub przejdziesz do awizacji, której dokument dotyczy.
Usunięcie dokumentu z awizacji nie kasuje go bezpowrotnie: kopia trafia do archiwum razem z zapisem, dlaczego zniknęła. Po wysłaniu dokumentu do odbiorcy usunięcie jest już w ogóle zablokowane.
Kto co może zrobić
| Rola | Co może w e-WZ |
|---|---|
| Właściciel, administrator | Wszystko: dołączanie, podpis magazynu, wysyłka do odbiorcy, podpis odbiorcy, usuwanie |
| Operator bramy | Dołączanie dokumentu, podpis magazynu, wysyłka do odbiorcy, usuwanie |
| Planista | Tylko podgląd dokumentów i archiwum |
| Audytor | Tylko podgląd — rola stworzona do kontroli, nie do pracy na dokumencie |
| Kontrahent w portalu | Podgląd i podpis odbiorcy, wyłącznie na dokumentach swojej organizacji |
| Kierowca | Podpis wyłącznie przez link do kiosku po wpisaniu kodu z SMS-a — bez konta w systemie |
Limity i reguły, które naprawdę działają
| Reguła | Wartość |
|---|---|
| Format dokumentu | PDF, sprawdzany po zawartości pliku, nie po rozszerzeniu |
| Maksymalny rozmiar | 10 MB |
| Maksymalna liczba stron | 20 |
| Ważność linku dla kierowcy | 120 minut od podpisu magazynu |
| Kod SMS dla kierowcy | 6 cyfr, ważny 15 minut, maksymalnie 5 prób |
| Ponowne wysłanie kodu | Najwcześniej po 60 sekundach; nowy kod unieważnia poprzedni |
| Podmiana dokumentu | Możliwa tylko zanim ktokolwiek podpisze |
| Zmiana podpisu magazynu | Możliwa do momentu podpisu kierowcy |
| Usunięcie dokumentu | Zablokowane po wysłaniu do odbiorcy |
| Ślad w dzienniku | Każde zdarzenie obiegu zapisane z autorem i adresem IP — także wysłanie SMS-a, wpisanie kodu i każda błędna próba |
Co warto wiedzieć, zanim zaczniesz
Kilka rzeczy, o które klienci pytają najczęściej, a które wolimy powiedzieć wprost, niż zostawić do odkrycia po wdrożeniu.
- Do podpisu kierowcy potrzebna jest wysyłka SMS. Musi być włączona w ustawieniach powiadomień firmy, a kierowca musi mieć przy sobie telefon z numerem podanym w awizacji lub wpisanym przez magazyniera. SMS-y z kodem wliczają się do limitu SMS z Twojego planu.
- Historia rozstrzyga spory. W panelu e-WZ widać, kto i kiedy podpisał, kiedy wysłano SMS (na jaki numer — zamaskowany do ostatnich cyfr), kiedy kierowca wpisał kod i czy były błędne próby. Najważniejsze z tych zdarzeń — SMS, wpisanie kodu i podpisy — trafiają też do historii samej awizacji.
- Kierowca podpisuje tylko przez kiosk. Nawet jeśli przewoźnik ma konto w portalu, podpis kierowcy składa się wyłącznie przez link — nie da się go złożyć z poziomu zalogowanego konta.
- Jeden dokument na jedną awizację. Obieg jest przypięty do konkretnego terminu na bramie; nie da się podpiąć dwóch dokumentów pod ten sam slot.
- Panel e-WZ jest w widoku dziennym. W widoku tygodniowym harmonogramu dokumentów nie obsłużysz.
Skąd te zrzuty ekranu
Wszystkie obrazki na tej stronie pochodzą z działającej instalacji AwizoSlot, z pełnego obiegu dokumentu od wgrania pliku po pobranie podpisanego PDF-a. Nazwy firm, numery NIP, numer rejestracyjny i dane kierowcy są wymyślone na potrzeby prezentacji i nie odnoszą się do żadnego istniejącego podmiotu ani osoby — sam dokument jest dodatkowo oznaczony jako testowy.
Jeśli chcesz zobaczyć e-WZ na swoich dokumentach, możesz założyć konto i przejść ten sam obieg na własnym pliku. Elektroniczna WZ i kiosk kierowcy są dostępne w każdym planie, łącznie z okresem testowym — plany różnią się tym, jak długo trzymamy archiwum i ile miejsca na dokumenty obejmują.