Kolejkę ciężarówek skraca się przede wszystkim przez wyrównanie rozkładu przyjazdów w ciągu dnia, a nie przez przyspieszanie rozładunku. Pierwszym krokiem jest ustalenie, w których godzinach powstaje spięcie i ile pojazdów rzeczywiście przypada wtedy na jedną bramę. Dopiero na tej podstawie ma sens ograniczanie liczby okien w szczycie, przenoszenie części dostaw na godziny o niskim obłożeniu i oddanie rezerwacji slotów w ręce przewoźników.
Najpierw zmierz, gdzie jest szczyt
Rozmowa o kolejkach zaczyna się zwykle od wniosku, że brakuje rampy. Tymczasem w większości magazynów bramy są w pełni wykorzystane w wąskim przedziale godzin i wyraźnie niedociążone poza nim. Problemem jest rozkład, a nie pojemność.
Potrzebujesz więc dwóch liczb na każdą godzinę: ile pojazdów się zgłosiło i ile bram było wtedy zajętych. Rozkład godzinowy widać na harmonogramie dnia, a raporty KPI w AwizoSlot pokazują obłożenie każdej bramy i liczbę awizacji w kolejnych dniach wybranego okresu, więc tydzień da się porównać z tygodniem bez ręcznego zestawiania danych.
Osobno trzeba spojrzeć na dni tygodnia. Poniedziałek i piątek często wyglądają zupełnie inaczej niż środek tygodnia, a siatka okien bywa dla wszystkich dni identyczna.
Ogranicz liczbę okien w godzinach szczytu
Brzmi to jak krok w złą stronę, ale działa. Jeśli między dziesiątą a dwunastą magazyn potrafi obsłużyć cztery pojazdy, a harmonogram dopuszcza siedem rezerwacji, trzy z nich i tak zamienią się w kolejkę. Różnica polega tylko na tym, czy pojazd czeka w systemie, czy na drodze dojazdowej.
Ustawienie limitu okien zgodnego z realną przepustowością przenosi nadwyżkę na wcześniejsze i późniejsze godziny już na etapie rezerwacji. Przewoźnik widzi, że o jedenastej nie ma miejsca, i wybiera trzynastą, zamiast przyjeżdżać na jedenastą i stać.
Zachęć do godzin o niskim obłożeniu
Samo zamknięcie okien w szczycie nie wystarczy, jeśli pozostałe godziny są dla przewoźnika niewygodne. Słabiej obłożone sloty trzeba więc uczynić atrakcyjnymi:
- wydłużyć okna w godzinach porannych, gdy rampa jest wolna, żeby zmieściły się większe dostawy,
- gwarantować szybszą obsługę poza szczytem i faktycznie tej gwarancji dotrzymywać,
- uzgodnić z największymi kontrahentami stałe godziny przyjazdu poza spięciem,
- przenieść operacje niewymagające obecności handlowców lub kontroli jakości na późniejsze godziny.
Jeżeli magazyn obsługuje zarówno rozładunek, jak i załadunek, rozdzielenie ich w czasie bywa najprostszą zmianą o dużym efekcie. Legenda odróżniająca oba kierunki w harmonogramie pomaga zobaczyć, czy przypadkiem nie kumulują się w tym samym przedziale.
Oddaj rezerwację przewoźnikom
Kolejka rośnie także wtedy, gdy rezerwacje przechodzą przez wąskie gardło w postaci jednej osoby odbierającej telefony. Dyspozytor nie zdąży odebrać wszystkich zgłoszeń, część ustaleń zostaje w notesie, a kierowcy przyjeżdżają „na wyczucie”.
Portal przewoźnika rozwiązuje to inaczej: magazyn zaprasza partnera e-mailem, partner zakłada konto i sam rezerwuje wolne okna, widząc wyłącznie własne awizacje. Magazyn zachowuje możliwość wpisania awizacji w imieniu przewoźnika, gdy trzeba to zrobić szybko i telefonicznie. Szerzej opisaliśmy ten model w artykule o portalu przewoźnika.
Skróć czas od zgłoszenia do podjechania na bramę
Część kolejki nie wynika z braku miejsca na rampie, a z formalności. Kierowca zgłasza się na portierni, czeka na odnalezienie dokumentów, potem na wskazanie bramy, potem na podpis. Każdy z tych kroków to minuty, które przy kilkunastu pojazdach dziennie sumują się do godzin.
Tu pomagają dwie rzeczy. Pierwsza to wyszukiwanie awizacji po numerze zamówienia i przewoźniku, żeby odnalezienie zgłoszenia zajmowało sekundy. Druga to elektroniczna dokumentacja wydania: kierowca podpisuje e-WZ na własnym telefonie po wpisaniu kodu z SMS-a, więc nie czeka w biurze na wydruk i podpis. Temat rozwijamy w tekście o elektronicznej WZ.
Zadbaj o informację zwrotną w obie strony
Kolejka to często skutek braku informacji, nie braku dobrej woli. Przewoźnik, który nie wie, że jego okno zostało przesunięte, przyjedzie na pierwotną godzinę. Magazyn, który nie wie, że pojazd stoi w korku, będzie trzymał bramę wolną.
Powiadomienia e-mail i SMS o utworzeniu awizacji, zmianie terminu, zmianie statusu i anulowaniu zamykają tę lukę w jedną stronę. W drugą stronę działa dostęp partnera do własnych awizacji w portalu. W macierzy powiadomień magazyn wybiera, kto dostaje którą wiadomość i jakim kanałem, bo nie każdy chce wysyłać SMS przy każdej zmianie. SMS trzeba włączyć w ustawieniach firmy, a jego liczba jest ograniczona limitem planu.
Czego nie robić i jak ocenić efekt
Cztery pułapki
- Nie zwiększaj liczby okien, żeby „zmieścić wszystkich” — przenosisz tylko kolejkę z systemu na drogę.
- Nie obsługuj pojazdów bez awizacji na równi z awizowanymi — podkopujesz sens całego harmonogramu.
- Nie planuj na średnim czasie obsługi — z definicji połowa dostaw się nie zmieści.
- Nie zmieniaj zasad bez uprzedzenia partnerów — pierwszy dzień po zmianie będzie gorszy niż przed nią.
Jak sprawdzić, czy zadziałało
Do oceny efektu wystarczą trzy obserwacje: rozkład zgłoszeń w godzinach, obłożenie poszczególnych bram i odstęp między statusem „Oczekujący” a „Zakończony”. Jeśli po zmianach rozkład się wyrównał, a odstęp między statusami się nie wydłużył, kolejka skróciła się realnie, nie kosmetycznie.
Zapytaj też samych przewoźników. To oni pierwsi zauważą, czy czekanie się skróciło, i zwykle mówią o tym bez ogródek. Szczegółowy dobór miar znajdziesz w artykule o KPI na rampie i bramie.
Najczęstsze pytania
Czy dodatkowa brama skróci kolejkę?
Tylko wtedy, gdy bramy są zajęte przez większość dnia, a nie przez dwie godziny szczytu. W drugim przypadku taniej i szybciej jest zmienić rozkład okien. Dodatkowa brama nie pomoże też, jeśli brakuje wózków albo ludzi do rozładunku.
Co robić z ciężarówką, która przyjechała bez awizacji?
Najczęściej obsługuje się ją w pierwszej wolnej luce, po pojazdach awizowanych. Zasadę trzeba ogłosić przewoźnikom z góry i stosować konsekwentnie, inaczej awizowanie przestaje się im opłacać.