Elektroniczna WZ to dokument wydania towaru potwierdzany cyfrowo, bez drukowania. Magazyn podpisuje go na ekranie komputera lub tabletu, kierowca na własnym telefonie po wpisaniu kodu z SMS-a, a gotowy PDF z podpisami i znacznikami czasu zostaje w archiwum. Dla magazynu oznacza to krótsze formalności na bramie i koniec szukania egzemplarzy dokumentów po tygodniach.
Jak wygląda papierowy obieg, który e-WZ zastępuje
Klasyczny przebieg zna każdy, kto pracował przy wydaniach. Dokument jest drukowany w kilku egzemplarzach, kierowca podpisuje, jeden egzemplarz zostaje w magazynie, drugi jedzie z towarem, trzeci powinien wrócić potwierdzony przez odbiorcę. Powinien.
Słabe punkty tego obiegu są przewidywalne: dokument wraca z opóźnieniem albo nie wraca wcale, podpis jest nieczytelny, egzemplarz magazynowy trafia do segregatora, z którego wyciągnięcie go po dwóch miesiącach zajmuje kwadrans. A przy sporze o to, co i kiedy wydano, właśnie ten dokument jest jedynym dowodem.
Przebieg z e-WZ krok po kroku
- Magazynier dołącza do awizacji plik PDF z WZ (do 10 MB i 20 stron) i od razu widzi go w podglądzie.
- Wskazuje na dokumencie miejsce podpisu i podpisuje się myszą albo palcem na tablecie.
- Klika wysyłkę kodu, a system wysyła na telefon kierowcy SMS z linkiem i 6-cyfrowym kodem.
- Kierowca otwiera link na swoim telefonie, wpisuje kod, widzi wyłącznie ten jeden dokument i podpisuje go palcem.
- Jeśli obieg ma objąć odbiorcę, magazyn wysyła mu dokument do potwierdzenia w portalu.
- System składa gotowy PDF z podpisami i odkłada go do archiwum przy awizacji.
Największa różnica wobec papieru pojawia się po podpisie. Dokument nie wędruje między bramą a biurem, tylko leży w jednym miejscu, powiązany z konkretną awizacją, przewoźnikiem i numerem zamówienia. Szczegóły ekranów pokazuje strona funkcji elektroniczna WZ.
Podpis kierowcy na telefonie
Kierowca nie zakłada konta, nie instaluje aplikacji i nie dostaje dostępu do systemu. Podpisuje w tak zwanym kiosku kierowcy, czyli na stronie otwieranej z linku w SMS-ie, która pokazuje tylko jeden dokument. Nie trzeba więc stawiać przy bramie osobnego stanowiska ani obracać laptopa przez blat portierni.
Kod z SMS-a chroni przed podpisem złożonym za kierowcę: bez niego strona się nie otworzy, nawet jeśli ktoś zna adres linku. Kod ma 6 cyfr, jest ważny 15 minut i można go wpisać najwyżej 5 razy. Sam link działa przez 120 minut od podpisu magazynu. Jeśli SMS nie dotarł, magazynier wysyła nowy kod, najwcześniej po minucie, a poprzedni przestaje działać.
Do tego potrzebne są dwie rzeczy: wysyłka SMS włączona w ustawieniach powiadomień firmy i numer telefonu kierowcy w awizacji albo wpisany ręcznie przez magazyniera. SMS-y z kodem wliczają się do limitu SMS z planu.
Archiwum i podgląd PDF
Wartość archiwum docenia się przy pierwszej reklamacji. Gotowy PDF składa serwer z oryginalnego pliku i obrazów podpisów, a pod każdym podpisem widnieje rola oraz data i godzina. Listę dokumentów filtruje się po dacie awizacji, statusie, przewoźniku i kontrahencie, więc odnalezienie konkretnego wydania nie wymaga wizyty w pomieszczeniu z segregatorami.
Ma to również znaczenie przy rozliczeniach z przewoźnikami, bo potwierdzenie wydania powiązane z czasem zakończenia operacji jest materiałem uzupełniającym do dyskusji o przestojach. Więcej o takich sporach w tekście o czasie postoju pojazdu.
Portal odbiorcy
Ostatni, opcjonalny etap obiegu to potwierdzenie przez odbiorcę. Kontrahent, w odróżnieniu od kierowcy, loguje się do portalu, widzi listę dokumentów swojej organizacji i podpisuje je u siebie. Potwierdzenie nie musi być wysyłane mailem ani skanowane. Jeśli magazyn włączył taką regułę powiadomień, odbiorca dostaje e-mail w chwili wysłania dokumentu.
To rozwiązuje jeden z najbardziej upartych problemów papierowego obiegu, czyli egzemplarz, który miał wrócić potwierdzony i nie wrócił. Dokumenty innych firm są dla odbiorcy niewidoczne, tak samo jak cudze awizacje dla przewoźnika, o czym piszemy w artykule o portalu przewoźnika.
Co e-WZ zmienia w organizacji pracy
- Krótszy czas na bramie: nikt nie drukuje, nie kompletuje egzemplarzy i nie szuka druków.
- Dokument powiązany z awizacją: potwierdzenie wydania widać przy terminie w harmonogramie.
- Czytelny podpis: zapis cyfrowy nie rozmazuje się i nie blednie.
- Mniej kosztów papieru: odpada druk, wysyłka i przechowywanie segregatorów.
- Ślad przy sporze: wiadomo, kto i kiedy podpisał, kiedy wysłano SMS i czy były błędne próby kodu.
- Mniej zgubionych potwierdzeń: dokument nie zależy od tego, czy ktoś go odesłał.
Na co zwrócić uwagę przy wprowadzaniu
Numery telefonów i zasięg
Podpis kierowcy zależy od SMS-a, więc numer telefonu powinien trafiać do awizacji już przy rezerwacji. Sprawdź też zasięg w strefie wydań. Jeśli przy rampie sygnał bywa słaby, ustal, że kierowca podpisuje przy portierni albo na placu, gdzie wiadomość dotrze bez czekania.
Reakcja kierowców
Podpis na telefonie po kodzie z SMS-a bywa dla kierowcy nowością, więc pierwsze dni warto obsadzić osobą, która krótko tłumaczy przebieg. Zwykle wystarczy jedna dostawa, żeby kierowca przeszedł przez to bez wsparcia.
Uzgodnienia z kontrahentami
Część odbiorców ma własne wymagania dotyczące formy potwierdzenia wydania. Trzeba to wyjaśnić przed uruchomieniem, żeby nie okazało się, że dla dwóch największych klientów obieg papierowy trzeba utrzymać równolegle.
Dane osobowe kierowcy
Podpis odręczny i numer telefonu kierowcy to dane osobowe, więc obieg e-WZ podlega tym samym zasadom co reszta systemu. Dostęp opiera się na rolach, a każde zdarzenie obiegu, łącznie z wysłaniem SMS-a i wpisaniem kodu, trafia do dziennika z autorem i adresem IP. AwizoSlot blokuje zapis numerów PESEL i dokumentów tożsamości w polach tekstowych. Szerzej o obowiązkach w tekście o RODO w systemie awizacji.
Gdzie e-WZ nie wystarczy
Elektroniczne potwierdzenie wydania nie zastępuje dokumentów, których forma wynika z odrębnych przepisów albo wymagań branżowych, takich jak dokumentacja przewozowa w transporcie towarów objętych szczególnym nadzorem. Sprawdź to dla własnego asortymentu, zamiast zakładać, że cały obieg papieru da się wyłączyć jednym ruchem.
W praktyce papier wygasza się tam, gdzie e-WZ go pokrywa, i świadomie utrzymuje tam, gdzie wymóg pozostaje. Elektroniczna WZ i kiosk kierowcy są w każdym planie AwizoSlot, także w trzydziestodniowym okresie próbnym bez karty płatniczej, więc przebieg da się sprawdzić na własnych wydaniach.
Najczęstsze pytania
Czy kierowca musi mieć konto albo aplikację?
Nie. Kierowca dostaje SMS z linkiem i 6-cyfrowym kodem, otwiera stronę w przeglądarce telefonu i podpisuje palcem. Widzi tylko ten jeden dokument.
Co zrobić, gdy SMS z kodem nie dotarł?
Magazynier wysyła nowy kod z panelu e-WZ, najwcześniej minutę po poprzednim. Nowy kod unieważnia stary. Jeśli kierowca ma inny numer niż zapisany w awizacji, magazynier wpisuje właściwy przed wysyłką.
Czy elektroniczna WZ jest ważnym potwierdzeniem wydania?
Dla zwykłych wydań towaru strony mogą umówić się na formę elektroniczną, a system zapisuje, kto i kiedy podpisał. Gdy forma dokumentu wynika z odrębnych przepisów albo wymagań odbiorcy, trzeba to sprawdzić osobno dla danego asortymentu.